Jednym z obowiązków spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest składanie co roku do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki. W celu wykonania tego obowiązku trzeba w odpowiednich terminach dokonać szeregu czynności, w trakcie których warto korzystać z pomocy radcy prawnego, żeby mieć pewność, że wszystko jest zrobione zgodnie z prawem.
W pierwszej kolejności zarząd spółki musi przygotować i podpisać razem z księgowym sprawozdanie finansowe do dnia 30 marca danego roku. Sprawozdanie musi być sporządzone w formie elektroniczne w pliku o odpowiednim formacie, a także prawidłowo podpisane. Później zarząd musi przygotować sprawozdanie z działalności spółki, co do którego przepisy również określają formę podpisania.
Następnie zarząd spółki musi zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników i najpóźniej 15 dni przed jego datą udostępnić wspólnikom sprawozdanie do wglądu. Zasady zwoływania zgromadzenia wspólników powinna określać umowa spółki, jeżeli nie ma w niej zapisów na ten temat, to trzeba zastosować zasady z kodeksu spółek handlowych. Zawiadomienie powinno być m. in. wysłane odpowiednio wcześniej przed datą zgromadzenia i we właściwej formie wraz z wymaganymi prawem załącznikami i informacjami. Przestrzeganie tych zasad jest ważne, ponieważ ich złamanie może prowadzić do zaskarżenia uchwał podjętych na zgromadzeniu przez wspólników niezadowolonych z jego przebiegu, a następnie do stwierdzenia ich nieważności lub uchylenia przez sąd.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się najpóźniej 6 miesięcy od dnia bilansowego. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników powinna zostać uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki oraz o udzieleniu absolutorium zarządowi, a także uchwała o sposobie pokrycia straty lub przeznaczeniu zysku, np. na dywidendę dla wspólników, na kapitał zapasowy albo rezerwowy, lub na pokrycie straty z poprzedniego roku.
Po zwyczajnym zgromadzeniu wspólników i podjęciu przez nie odpowiednich uchwał we właściwe formie zarząd spółki ma 15 dni od daty odbycia się zgromadzenia na złożenie sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności spółki oraz uchwał o zatwierdzeniu tych dokumentów, udzieleniu absolutorium zarządowi i o przeznaczeniu zysku lub sposobie pokrycia straty do Krajowego Rejestru Sądowego. Przepisy prawa wymagają, aby odbyło się to elektronicznie przez właściwy portal sądowy. Klikając tutaj mogą Państwo otrzymać kompleksowe doradztwo i pomoc prawną w zakresie zakładania spółki jak i jej prowadzenia od strony prawnej.
